Grille d’aide à la gestion des connaissances

La docteure Kimiz Dalkir et son équipe viennent de diffuser une grille d’aide à la gestion des savoirs qui regroupe des champs d’actions prioritaires en gestion des connaissances. Publiée dans le cadre du projet de recherche-action Transfert intergénérationnel des savoirs conduit par le CEFRIO depuis 2004 (Youni Shabah, directrice de projet), cette grille est un guide de référence très utile pour valider les démarches en gestion des connaissances d’organismes publics, associatifs ou privés.

Je la recommande à tous ceux qui s’intéressent ou qui s’occupent de la gestion des connaissances dans leur organisation.

Les résultats des recherches-actions sont regroupés sous neuf stratégies. Chaque stratégie est accompagnée de deux à sept fiches signalétiques. Au nombre de treize, ces fiches signalétiques donnent :

• des pistes pour amorcer l’ébauche d’un programme en gestion des connaissances (une définition, l’utilisation, les avantages, les limites, les conditions de succès et l’outillage technologique)
• un cas d’entreprise anonymisé qui livre notamment des retours d’expériences d’intérêt (en format PDF).

À la lumière de cas vécus, ce guide possède la grande qualité de rassembler à la fois les stratégies en gestion des connaissances et les champs d’actions prioritaires nécessaire pour construire un programme efficace en gestion des connaissances. Ces actions couvrent autant les connaissances explicites et tacites et exploitent l’ensemble du capital intellectuel de l’organisation (capital informationnel, capital humain et capital social). Le volet technologique de la gestion des connaissances occupe une importance réaliste, soit environ 20 % de l’effort total, ce qui correspond au consensus exprimé par les praticiens en gestion des connaissances.

Cette grille peut avantageusement servir de liste de contrôle pour valider la conformité des plans d’action. Elle peut aussi servir à suivre l’évolution des niveaux de maturité en gestion des connaissances des individus, des groupes et de l’organisation.

Mais qui peut aider dans cette tâche?

Votre première réaction serait d’aller voir vos spécialistes en technologies de l’information. Déçus de leurs réactions, vous vous tournerez vers les spécialistes en ressources humaines. Ils vous apprendront qu’eux-mêmes ont commencé à y penser et qu’ils pourront vous proposer un plan d’action d’ici peu sans vous donner un échéancier précis… ne parle-t-on pas d’apprentissage! De plus, les professionnels des communications et du marketing se pressent à vos portes… ne parle-t-on pas de Web, de sites sociaux!

Il existe, dans de nombreuses organisations, des professionnels sous-utilisés : les professionnels de l’information. Vous les imaginez encore dans leur ancien environnement, celui du livre physique, du dossier à archiver, de la référence à trouver au cas où. C’était vrai durant les années 1980.

Ces professionnels sont depuis une vingtaine d’années aguerris aux nouveaux environnements numériques. À preuve, ces professionnels sont présents à tous les débuts de nouvelles ères (Web 1.0, Web 2.0, Web 3.0 et Web 4.0), conscients des impacts que les environnements numériques peuvent avoir sur les utilisateurs et l’utilisation de données, d’information et de connaissances.

Les équipes multidisciplaines peuvent mieux coopérer grâce à la capacité de « faire des liens » des professionnels de l’information. Pour mieux comprendre les compétences de ces « oiseaux rares », je vous recommande d’aller visiter les sites Internet suivants :

• les écoles montréalaises (du 1er au 3e cycle universitaire) : l’École des sciences de l’information (Université de Montréal) et le School of Information Sciences (McGill University)
• les CÉGEP formant des techniciennes en documentation, notamment : Collège Lionel-Groulx et Collège Maisonneuve

Consulter aussi l’ouvrage collectif Introduction aux sciences de l’information (2009).

Au sujet de la méthode d’apprentissage par simulation, je précise régulièrement que la simulation est un des moyens d’apprentissage les plus efficaces en terme de retour sur investissement (ROI) en gestion des connaissances.  Ce que j’ai observé dans ma recherche doctorale. Pour ceux qui se référeront à la grille d’aide, il serait aussi possible d’utiliser l’apprentissage par simulation dans le cadre d’une stratégie pour prévenir la perte de mémoire organisationnelle ou pour susciter la collaboration.

L’analyse des cas à l’étude semble ne pas avoir mis en évidence les champs d’action qui encouragent l’autonomisation (empowerment) des individus et des groupes et par conséquent de leur actualisation. Je parle ici des méthodes de travail intellectuel « accessibles à tous » telles que la schématisation, la visualisation des connaissances et la gestion personnelle des connaissances. Les résultats des recherches-actions  proposent des techniques sophistiquées et couteuses de modélisation. D’autres expériences pourraient agir dans ces champs, particulièrement lorsqu’il est plutôt possible de faire appel aux utilisateurs eux-mêmes (crowdsourcing) et favoriser ainsi l’adoption des changements.

Par ailleurs, notre matrice (9 stratégies par 13 champs d’actions prioritaires) met en évidence la difficulté de constituer les référentiels de pratiques exemplaires de même que celle de structurer efficacement l’information. Ce dernier point est d’autant plus important que cette structuration est essentielle pour passer au Web sémantique, c’est-à-dire l’espace numérique qui relie toutes les composantes du capital intellectuel.

Matrice : 9 stratégies par 13 champs d’actions prioritaires en gestion des connaissances

Légende : Les champs d’actions prioritaires par ordre alphabétique

En conclusion, la grille d’aide à la gestion des connaissances (Dalkir et al., 2010) est une excellente contribution pour la pratique de la gestion des connaissances en organisation. Elle est exhaustive, réaliste et émancipatoire.